當你想削減你的參展預算時,首要原則是你想保留什么。
削減展會預算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預算,但是什么項目該保留,什么可以削減他們不會有明確的或具體的指示。這個責任就由負責參展的人員來承擔。這不是一件容易的事情,因為如果作了錯誤的決定,可能首先就會影響你的工作。 對不同的公司和展會而言,決定削減哪一部分的預算是不同的,并沒有一個統(tǒng)一的標準。當決定什么該保留什么應該削減時,主管參展的經(jīng)理就會陷入困境之中,某些項目是必須保留不可更改的,但是什么又是可以犧牲的呢? 對某些公司來說,聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的;對另一些公司來說,招待會對于建立和維系客戶關系是必須的,因此,這些都不可削減。新聞發(fā)布會對某些公司是不需要的奢侈品,但是對另一些公司來說,使媒體不斷地對公司的新產(chǎn)品和新服務保持關注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。 無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么,我們都可以從以下一些成熟的預算規(guī)律中學些什么,這是從許多次的實驗和錯誤中總結出來的削減預算的重要規(guī)律。 可以削減的預算在我們討論什么費用必須支出之前,讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。 1.盡量減少贈品的費用現(xiàn)場的展會管理者對此可能會有抱怨,但他們會理解的。無論如何,贈送會使你產(chǎn)生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標客戶”,英特爾公司一位曾經(jīng)負責參展的專家這么認為,他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費從5000美元到3萬美元不等,特別在一些大型展會上,比如:在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個展會并送出相應的贈品,那么可能節(jié)約的費用將達到6位數(shù)。 即使你沒有參加那么多展會,你也可以計算一下在贈品方面節(jié)約的費用:根據(jù)最近的一項調(diào)查,贈品是提高預算的典型開支,經(jīng)常占到展會預算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會時在贈品上花費了大約3萬美元,占總的參展費用的1.5%。 2.降低展位清潔服務的費用在一些小的展位上,比如說,10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位,一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上,如40×50、50×50或者50×70英尺的展位,可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經(jīng)驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次,而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后,展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節(jié)約1800美元到10000美元,而且也不會降低展位活動的水準。 3.不租植物省去眼花繚亂的盆景,展位也不會顯得沒有生氣。 4.展位上少裝電話展位上的電話能滿足需
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